Circula desde hace meses un mensaje comercial insistente: que "el fichaje digital ya es obligatorio" y que quien no lo implante se expone a "multas de hasta 10.000 €". Conviene aclarar algo antes de firmar nada, porque ambas afirmaciones son falsas: a 22 de julio de 2026 el real decreto de registro horario digital no está aprobado. Sigue en tramitación, y el Consejo de Estado llegó a concluir que en su redacción de entonces "no procede aprobar".
Eso no significa que no tengas obligaciones. Tienes unas cuantas, desde 2019, y una parte notable del tejido empresarial español las incumple sin saberlo. Pero son otras obligaciones, con otro régimen sancionador, y confundir ambas cosas sirve sobre todo para vender software con prisa.
Este artículo separa los tres planos que suelen mezclarse: qué te obliga hoy la norma vigente, qué diría el real decreto si llega a aprobarse en la línea del último borrador, y qué requisitos técnicos puedes ir cumpliendo ya sin gastar de más ni asumir riesgos por el otro lado. Porque los hay: se puede incumplir el RGPD por exceso de control con la misma facilidad con que se incumple el Estatuto de los Trabajadores por defecto de registro.
No, el fichaje digital no es obligatorio "desde 2026 por el nuevo real decreto". A fecha de este artículo ese real decreto no existe como norma en vigor: no está aprobado ni publicado en el BOE. Tampoco están vigentes las sanciones de "hasta 10.000 €" que circulan por el sector: esa cifra procede de un borrador no aprobado. Si un proveedor te vende con esos argumentos, está usando una urgencia que no es real —y eso ya dice bastante sobre el rigor del resto de sus afirmaciones.
Lo que sí te obliga hoy: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
La norma vigente es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 y aplicable desde el 12 de mayo de 2019. Lleva siete años en vigor y su contenido es corto pero exigente:
- Registro diario de jornada para toda la plantilla. No es un cómputo mensual ni una estimación: es día a día.
- Debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Se aplica con independencia del tipo de contrato: indefinidos, temporales, a tiempo parcial y a tiempo completo.
- La empresa debe conservar los registros durante cuatro años.
- Deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- La forma de organizarlo y documentarlo se articula mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de la plantilla.
Fíjate en lo que no dice el artículo 34.9: no exige un formato tecnológico concreto, no obliga a que el sistema sea digital, no impone interoperabilidad con la Administración y no contempla acceso remoto de la Inspección. Todo eso es precisamente lo que pretende añadir el real decreto pendiente.
El régimen sancionador vigente
Incumplir el registro de jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales, sancionada conforme al artículo 40 de la LISOS (texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) con multas de 751 € a 7.500 €, graduadas en tres tramos:
| Grado | Importe |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
Esa es la horquilla real hoy. Cualquier cifra superior que veas anunciada procede de un texto que todavía no es derecho positivo.
La paradoja del debate actual: mucha de la conversación gira en torno a una norma futura, cuando lo que la Inspección está sancionando ahora mismo es el incumplimiento del artículo 34.9 de siempre. Registros que se rellenan a final de mes "de memoria", plantillas de Excel firmadas en bloque, hojas que reflejan el horario teórico en lugar del real o empresas sin ningún registro para el personal de oficina. No hace falta esperar a ningún decreto para tener un problema.
Qué dice el borrador del real decreto
El Ministerio de Trabajo lleva desde 2025 tramitando un reglamento que desarrollaría el artículo 34.9 y elevaría el listón técnico de forma sustancial. El 17 de julio de 2026 ultimó una nueva versión del texto que incorpora las objeciones recibidas durante la tramitación. Sus ejes se mantienen:
- Registro digital: el sistema debe ser electrónico. Desaparece la posibilidad de llevarlo en papel.
- Registro automático: los datos se recogen en el momento del fichaje, no se transcriben después.
- Interoperable: capaz de comunicarse con los sistemas de la Administración en formatos normalizados.
- Acceso remoto y en tiempo real de la Inspección de Trabajo, sin necesidad de personarse en el centro.
- Envío de datos a una plataforma centralizada de la Administración.
- Prohibición expresa de métodos manuales: papel y hojas de cálculo quedan explícitamente fuera.
- Prohibición de manipular los registros una vez asentados.
La novedad de esta última versión es un calendario de adaptación escalonado para pymes, que reconoce que no todas las empresas pueden asumir el cambio al mismo ritmo.
La justificación del Ministerio es un dato concreto: estima 2,5 millones de horas extraordinarias semanales que no se remuneran ni se cotizan. El registro fiable es, en esa lógica, el instrumento para aflorarlas.
Por qué se frenó: el dictamen del Consejo de Estado
El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen concluyendo que "no procede aprobar" el real decreto en la forma que tenía entonces. No fue un reparo menor de redacción: fueron cuatro objeciones de fondo.
1. El impacto económico no está bien evaluado, especialmente en pymes. El propio Consejo de Estado cifró el coste de implantación en torno a 867 millones de euros, para aproximadamente 1,35 millones de empresas y 15,6 millones de personas trabajadoras. Traducido a unidad comparable: unos 55,4 € por trabajador y año. Para una empresa de diez personas, eso es un orden de magnitud de 550 € anuales que la memoria económica no reflejaba con suficiente rigor.
2. Algunas obligaciones exceden lo que puede hacer un reglamento. Determinados contenidos del borrador —señaladamente los que afectan a derechos y al régimen de control— requerirían rango de ley, no un desarrollo reglamentario. Un real decreto no puede crear ex novo obligaciones que la ley no habilita.
3. No se adapta a las particularidades sectoriales. Hostelería, sector agrario y comercio tienen realidades de jornada —turnos partidos, campañas, trabajo a la intemperie, movilidad— que un modelo único de registro digital no absorbe bien.
4. El acceso de la Inspección a datos personales no está suficientemente justificado ni acompañado de garantías. Este es el punto que más debería interesar a cualquiera que vaya a comprar software: el propio órgano consultivo del Estado consideró que el acceso remoto y permanente a datos de jornada de millones de personas necesita un test de proporcionalidad y unas salvaguardas que el borrador no ofrecía.
A esto se suma un frente distinto: la CEOE ha advertido que llevará la norma a los tribunales si se aprueba por vía reglamentaria sin aval parlamentario. Es decir, incluso una eventual aprobación no cerraría automáticamente el asunto.
Lo que obliga hoy frente a lo que obligaría el borrador
| Aspecto | Vigente hoy (art. 34.9 ET) | Borrador del real decreto (no aprobado) |
|---|---|---|
| Registro diario de jornada | Obligatorio desde 2019 | Se mantiene |
| Inicio y fin de jornada | Obligatorio | Se mantiene y se detalla |
| Formato | Libre (papel, Excel, software) | Solo digital; papel y hojas de cálculo prohibidos |
| Automatismo del registro | No exigido | Registro automático en el momento del fichaje |
| Inalterabilidad | No regulada expresamente | Prohibición de manipulación de los registros |
| Interoperabilidad | No exigida | Obligatoria, con formatos normalizados |
| Acceso de la Inspección | Presencial, a requerimiento | Remoto y en tiempo real |
| Envío a la Administración | No previsto | Plataforma centralizada |
| Conservación | 4 años | Se mantiene |
| Adaptación de pymes | No aplica | Calendario escalonado |
| Sanciones | 751 € – 7.500 € (art. 40 LISOS) | Pendiente del texto final |
La lectura útil de esta tabla es que la mitad izquierda ya es exigible. Si tu empresa no tiene resuelta esa columna, el debate sobre la derecha es prematuro.
El dato que sí cambia la planificación: 20 días
Aquí está la razón operativa —no comercial— para no esperar sentado. El texto prevé un margen de implantación de 20 días desde su publicación en el BOE.
Veinte días naturales es tiempo suficiente para activar un sistema que ya tienes elegido, configurado y con la plantilla informada. No lo es para seleccionar proveedor, negociar con la representación legal de los trabajadores, migrar histórico, formar a los mandos intermedios y estabilizar el proceso. Ese trabajo, hecho con cabeza, ocupa entre seis y diez semanas en una pyme de tamaño medio.
Separa la decisión de la implantación. Puedes dedicar estas semanas a lo que no caduca —auditar tu registro actual, definir requisitos, comparar proveedores, preparar la negociación colectiva— y dejar la puesta en marcha lista para ejecutarse si la norma llega a aprobarse. Si nunca se aprueba, no habrás perdido nada: seguirás cumpliendo mejor el artículo 34.9, que sí es exigible hoy.
Los requisitos técnicos que puedes anticipar sin riesgo
Esta es la parte que de verdad aporta valor. Hay un conjunto de propiedades técnicas que aparecen tanto en el borrador como en el sentido común del cumplimiento actual, y que no dependen de que la norma se apruebe. Anticiparlas no te expone a nada.
1. Registro inalterable con trazabilidad de cambios
Un registro de jornada no debería poder editarse en silencio. La arquitectura correcta es append-only: los asientos no se sobrescriben, se añaden correcciones que dejan rastro.
Qué significa en la práctica:
- Cada fichaje se guarda como un evento inmutable con marca temporal del servidor, no del dispositivo del usuario.
- Una corrección posterior no borra el original: crea un asiento de rectificación que enlaza con él.
- Cada modificación registra quién la hizo, cuándo, qué valor había antes y con qué motivo.
- Idealmente, encadenamiento por hash de cada asiento con el anterior, de modo que alterar un registro histórico rompa la cadena y sea detectable.
Es lo mismo que se exige a un libro contable, y por el mismo motivo: un registro que puede reescribirse a posteriori no prueba nada ni ante la Inspección ni ante un juzgado de lo social.
2. Exportación e interoperabilidad
El formato exacto de la interoperabilidad futura es una incógnita —dependerá de lo que publique la Administración—, pero hay una forma barata de estar preparado: exigir que tus datos salgan del sistema en formatos abiertos y completos.
- Exportación a CSV, XML o JSON con todos los campos, no solo un PDF de resumen.
- API de lectura documentada, para poder conectar el sistema con lo que haga falta.
- Ausencia de bloqueo: si mañana cambias de proveedor o hay que emitir a una plataforma centralizada, el dato tiene que ser tuyo y portable.
Un sistema del que solo puedes sacar informes en PDF es un sistema del que no puedes sacar nada.
3. Conservación de cuatro años, con integridad
Los cuatro años del artículo 34.9 no son "tener los datos en algún sitio": son poder recuperarlos, leerlos y demostrar que no se han tocado durante ese periodo. Verifica copias de seguridad, plan de restauración probado y política de retención que borre a los cuatro años lo que ya no debe conservarse. Guardar de más también es un incumplimiento, esta vez del principio de limitación del plazo de conservación del RGPD.
4. Minimización de datos
Un registro de jornada necesita saber cuándo empieza y acaba la jornada de una persona. No necesita saber dónde está esa persona el resto del día, qué aplicaciones usa ni cuánto tiempo pasa en cada tarea.
Cada campo adicional que capturas es un campo que tienes que justificar, proteger, documentar y, llegado el caso, defender. La pregunta de diseño correcta no es "¿qué más podríamos recoger?" sino "¿qué es lo mínimo que necesitamos para acreditar la jornada?".
Sobre ubicación: si tu plantilla trabaja en centros de trabajo fijos, no necesitas ubicación. Si tienes personal desplazado o en movilidad y necesitas acreditar que el fichaje se produce en el lugar de prestación, la única redacción defendible es capturar la ubicación, opcional al fichar: un dato puntual en el instante del fichaje, no un seguimiento continuo, y sin que el sistema deje de funcionar si la persona no lo facilita.
5. Base jurídica correcta
Aquí es donde más se equivocan las implantaciones. El tratamiento de datos derivado del registro de jornada se apoya en el cumplimiento de una obligación legal —artículo 6.1.c) del RGPD en relación con el artículo 34.9 del ET—, no en el consentimiento.
El consentimiento del trabajador no es base jurídica válida en el ámbito laboral para este tratamiento. La relación de trabajo implica un desequilibrio entre las partes que impide considerar el consentimiento libre: quien puede sufrir consecuencias por negarse no está consintiendo en el sentido del RGPD. Si un proveedor te propone resolver el asunto con una casilla de "acepto" en la app de fichaje, ese diseño es defectuoso de origen.
Lo que sí necesitas documentar:
- Registro de actividades de tratamiento actualizado con la finalidad "control horario".
- Información a las personas trabajadoras: qué se registra, para qué, cuánto se conserva, quién accede y cómo ejercer sus derechos.
- Contrato de encargo de tratamiento con el proveedor del software (art. 28 RGPD), con ubicación de los datos y subencargados identificados.
- Control de accesos por rol: un mando intermedio no tiene por qué ver la jornada de toda la empresa.
- Consulta o negociación con la representación legal de la plantilla sobre la organización y documentación del registro, como exige el propio artículo 34.9.
- Respeto a la desconexión digital (art. 88 de la LOPDGDD): el sistema no debe usarse como excusa para exigir disponibilidad fuera de jornada.
6. Lo que conviene no hacer, aunque te lo ofrezcan
Hay funcionalidades que se venden como ventaja y son un pasivo:
- Geolocalización continua. Ninguna norma la exige para el registro de jornada, y en un centro de trabajo fijo es desproporcionada por definición.
- Exigir el móvil personal del empleado para fichar. No es una opción legítima: traslada al trabajador un coste y un dispositivo propio para cumplir una obligación de la empresa, y ya ha dado lugar a sanciones de seis cifras. Si quieres fichaje móvil, el dispositivo lo pone la empresa o se ofrece como alternativa voluntaria junto a otra vía real.
- Biometría por defecto. La huella o el reconocimiento facial son datos biométricos que, usados para identificar unívocamente a una persona, entran en la categoría especial del artículo 9 del RGPD. Exigen una justificación reforzada que un fichaje ordinario rara vez supera. Si un lector de tarjeta o un PIN resuelven el caso, la biometría sobra.
- Monitorización de actividad disfrazada de control horario. Capturas de pantalla, medición de pulsaciones o registro de aplicaciones no forman parte del registro de jornada y activan un marco jurídico completamente distinto.
Qué preguntar a un proveedor de fichajes
Si estás evaluando soluciones, estas nueve preguntas separan bastante bien el grano de la paja. Pídelas por escrito.
- ¿Los registros son inalterables? ¿Cómo lo garantizáis técnicamente y cómo lo demuestro ante una inspección?
- ¿Queda traza de cada modificación —quién, cuándo, valor anterior y motivo— y puedo exportar ese log?
- ¿Puedo exportar todos mis datos en CSV/XML/JSON, no solo en PDF? ¿Tenéis API documentada?
- ¿Dónde se alojan los datos? ¿En la UE? ¿Hay transferencias internacionales y con qué garantías?
- ¿Firmáis contrato de encargo de tratamiento del artículo 28 del RGPD y facilitáis la lista de subencargados?
- ¿Qué campos recogéis por defecto y cuáles puedo desactivar? ¿Se puede usar el sistema sin ubicación?
- ¿Qué pasa si dejo de ser cliente? ¿Cómo recupero los cuatro años de histórico y en qué formato?
- ¿Cómo gestionáis el control de accesos por rol y el registro de accesos a los datos de jornada?
- ¿Qué compromiso de adaptación normativa ofrecéis si el real decreto se aprueba, y en qué plazo, sin coste adicional?
Y una señal de alarma que vale por todas: si el discurso comercial afirma que el real decreto ya está en vigor, o que su producto "cumple el RGPD" sin matices, desconfía. Ningún software cumple el RGPD por sí solo; lo que hace un buen sistema es ayudar a cumplir, porque el cumplimiento depende también de cómo lo configures, qué informes a tu plantilla y qué documentación mantengas.
Un plan de 30 días que no depende de que se apruebe nada
Semana 1 — Auditar lo que ya tienes. ¿Hay registro diario para el 100 % de la plantilla, incluido personal de oficina, teletrabajo y jornada parcial? ¿Refleja el horario real o el teórico? ¿Se conserva cuatro años? ¿Está accesible para la representación legal? La mayoría de las brechas aparecen aquí, y todas son sancionables hoy.
Semana 2 — Definir requisitos, no producto. Escribe en una página qué necesitas: número de personas, modalidades de jornada, centros, movilidad real, integraciones con nómina y quién debe ver qué. Sin esa hoja, cualquier demo te parecerá buena.
Semana 3 — Comparar con las nueve preguntas. Pide las respuestas por escrito a dos o tres proveedores: su calidad técnica predice bastante bien la del producto.
Semana 4 — Preparar la parte que no es software. Consulta o negociación con la representación legal, información a la plantilla, registro de actividades de tratamiento y contrato de encargo. Es lo que más tarda y lo que nadie planifica.
Si completas estas cuatro semanas, llegues como llegues al eventual real decreto, habrás mejorado tu cumplimiento del artículo 34.9 —que es lo que se sanciona hoy—, tendrás elegido el sistema y podrás ejecutar la implantación dentro de los 20 días de margen sin improvisar. Y si la norma nunca se aprueba en estos términos, el trabajo sigue siendo válido.
Resumen
- A 22 de julio de 2026, el real decreto de registro horario digital no está aprobado: sigue en tramitación tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026.
- Lo vigente es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: registro diario, inicio y fin de jornada, conservación cuatro años, disponibilidad para plantilla, representantes e Inspección. Sanción: artículo 40 de la LISOS, 751 € – 7.500 €.
- El borrador añadiría registro digital, automático e interoperable, acceso remoto de la Inspección, plataforma centralizada, prohibición de papel y hojas de cálculo, y un calendario escalonado para pymes.
- El margen de 20 días desde la publicación en el BOE es la razón real para decidir ahora, no la urgencia que se anuncia.
- Anticipa lo que no caduca: inalterabilidad, trazabilidad, exportabilidad, conservación, minimización y base jurídica correcta. Y evita geolocalización continua, exigencia de dispositivo personal y biometría innecesaria.
Aviso legal: este artículo es informativo y refleja el estado de tramitación de la norma a 22 de julio de 2026. No sustituye al asesoramiento jurídico laboral personalizado.
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